首先要熟悉网络媒体传播渠道纸媒，包括网媒，视频媒体，电视台，并且知道市场行情和能够独自做好市场策划和挑选媒体，组合媒体，做好预算。确定活动的主题、活动的新闻点、传播点，价值点，活动举办的时候、地点以及主办单位，媒体记者作为新闻的采集者，出席活动是为了采编有价值的内容。

如果你媒体记者现场邀约采访报道对都不熟悉，那就要找专业的媒体公关公司帮您寻找主题，撰写稿件，组合媒体，和策划内容。这是一个系统工程，任何一个环节有失误，都会影响最终的传播效果和浪费企业预算！所以，对于不少很熟悉媒体工作的朋友，可以先学习掌握以下几点，这样媒体公关公司能够轻松帮您邀请电台媒体记者现场采访报道。

第一：提供准确的活动时间，这个时间一定要精确到分，比如2020年8月20日上午10:30，这样媒体记者心就会做好项目排挡，安排好行程时间，提前出发到达现场，有些朋友担心媒体记者会迟到，把时间报早了，其实，做媒体工作那么久，都知道媒体工作人员是比较准时的，一般媒体记者都会提前20分钟左右到活动现场，时间是完全充足。而且媒体记者们都能尽量满足你各种需求，例如加时拍摄，采访，读稿，就要不是很过分的，都会做到双方满意！

第二：提供详细的活动地址，这个地址要精确到某某大厦几号室或者某某展位，会展中心A区1馆A19，这样媒体记者可以直接到指定地址，了解现场情况，做必要的实时沟通和采集信息，而不是到某个地方后再打电话给对接人，有时候对接人一忙，或者电话调的静音联系不上，媒体记者只有苦等，这样就有可能会迟到，首先这样对媒体记者不尊重，其次还有可能会影响活动效果。

三、由于是商业活动，媒体记者是不负责撰稿，如果最终是要发布到网络媒体或者报纸媒体，需要甲方提前准备正规合法的新闻通稿。网络媒体通稿字数一般800-1000字左右，可以配1-3张图片，平面媒体一般200-300字左右。如果邀请视频媒体或者电视台，需要甲方提前准备配音字幕稿还有重要人物名称和职务。当然，如果自己公司没有文案人员，一定记者帮忙撰稿的，这块可以提前与媒体公关公司沟通协商的！

四、媒体邀请函可以是图片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀请的话，媒体邀请函对记者是否来参加活动起着至关重要的作用，但今天我们讲的是通过媒体公关公司邀请记者，如果以上三点都提供了，那么媒体邀请函可有可无，因为媒体公关公手上都有完整的媒体记者资源，想要哪家媒体，都能准确无误安排好，完全有关系和能力帮你邀请到相关记者，所以，有时候，把自己不擅长的时候交给专业的人去做，就是省事省心。