一、确定活动时间 提供准确的活动时间，这个时间一定要精确到时，比如2021年3月15日上午09:30，这样媒体记者心里有个数，会根据实际情况提前出发到达现场，不至于出现迟到的现象，有人为了让记者不迟到，把时间报早了30分甚至1个小时，这完全没必要，一般媒体记者都会提前20分钟左右到活动现场，时间完全充足。
二、确定活动地址 提供详细的活动地址，地点要精确到某某酒店或者某某展位，比如济南国际会展中心A区1.2馆F19，这样媒体记者可以直接到会场干活，而不是到某个地方后再打电话给对接人，有时候对接人一忙，或者电话调的静音联系不上，媒体记者只有苦等，这样就有可能会迟到，首先这样对媒体记者不尊重，其次还有可能会影响活动效果。
​ 三、提供新闻通稿 由于是商业活动，记者不负责撰稿，如果邀请网络媒体或者报纸媒体，需要甲方提前准备正规合法的新闻通稿。网络媒体（如，新浪网）通稿字数一般1000字左右，可以配1-3张图片，平面媒体（如，齐鲁晚报）一般200-300字左右。如果邀请视频媒体（如，腾讯视频）或者电视台（如，山东电视台），需要甲方提前准备配音字幕稿还有重要人物名称和职务。
四、提供媒体邀请函 媒体邀请函可以是图片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀请的话，媒体邀请函对记者是否来参加活动起着至关重要的作用，但今天我们讲的是通过媒体公关公司邀请记者，如果以上三点都提供了，那么媒体邀请函可有可无，因为嘉豪国际传媒是吃专业饭的，完全有这个关系和能力帮你邀请到相关记者，但前提是你的活动必须正规合法。
五、拟邀请媒体 说出你想邀请的媒体类型（电视台，报纸杂志，视频媒体，网络媒体，网红直播，KOL），想邀请的媒体数量，让公关公司帮你来邀约。嘉豪国际传媒提供专业的全媒体服务，一站式活动策划执行，为企业提供有价值的媒体服务，解决您的后顾之忧。